Koffie op kantoor is voor velen de brandstof voor een productieve werkdag. Of het nu gaat om je personeel of je klanten, je gunt iedereen een heerlijk kopje koffie. Op kantoor gaan er dan ook heel wat liters koffie doorheen. Als ondernemer vraag je jezelf vast af: zijn de kosten van koffie en koffiemachines aftrekbaar bij de Belastingdienst? In deze blog vertellen we je er alles over. 

Is een koffiemachine zakelijk aftrekbaar?  

De kosten van een koffiemachine kun je zakelijk aftrekken, maar hieraan zijn wel een aantal voorwaarden verbonden. De Belastingdienst ziet een koffiemachine als een bedrijfsmiddel. Dit betekent dat je de aanschafkosten in de loop van meerdere jaren afschrijft. Daarnaast moet je de koffiemachine voor minimaal 90% zakelijk gebruiken. Denk hierbij aan het gebruik door medewerkers en voor klantontvangsten.  

Om de kosten correct op te voeren, plaats je ze onder de post ‘bedrijfskosten’. Hierbij horen ook de onderhoudskosten aan je koffieautomaat en eventueel de koffiebonen die je aanschaft. Vergeet niet om alle bonnen en/of facturen goed te bewaren. Een kopje koffie kan zomaar het verschil maken tijdens een belangrijk zakelijk gesprek! 

BTW op koffie en thee: wat zijn de regels?  

Het btw-tarief op koffie en thee ligt iets ingewikkelder. Over het algemeen geldt een btw-tarief van 9% voor levensmiddelen, dus ook voor koffie en thee. Deze btw mag je aftrekken als voorbelasting bij je btw-aangifte. Dit geldt alleen voor koffie en thee die op kantoor door personeel en klanten wordt genuttigd.  

Let goed op bij je btw-aangifte. Bij foutieve btw-aangiftes kan de Belastingdienst boetes opleggen. Zorg er dus voor dat je nauwkeurig bijhoudt hoeveel koffie en thee je inkoopt en waar deze consumpties blijven. Een bonnetje van de koffiezaak om de hoek voor jezelf is niet aftrekbaar, tenzij het echt voor een zakelijke afspraak is. 

Koffie voor zzp’ers aftrekbaar?  

Als zzp’er moet je de kosten van een koffiemachine vaak verdelen tussen zakelijk en privégebruik. De Belastingdienst stelt dat alleen zakelijke kosten aftrekbaar zijn. Voorbeelden van zakelijke koffie-uitgaven zijn de koffie voor bezoekers, opdrachtgevers en de kopjes koffie die je drinkt tijdens het werken aan een opdracht. 

Werk je in een bedrijfsverzamelgebouw? Dan zijn de kosten voor gezamenlijke koffievoorzieningen vaak al inbegrepen in de servicekosten. Deze kosten zijn uiteraard zakelijk aftrekbaar. Zorg ervoor dat je een duidelijk overzicht hebt van je uitgaven, zodat je een correcte verdeling kunt maken.     

Wat zijn zakelijke kosten? 

Het onderscheid tussen zakelijke en privé kosten kan soms lastig zijn. Zakelijke kosten zijn noodzakelijk voor het uitoefenen van je bedrijf. Denk aan de huur van je bedrijfspand, kantoormeubilair, computers en uiteraard koffie. Het is verstandig om al je zakelijke uitgaven op een rijtje te zetten. Houd bij twijfel altijd de gouden regel aan: is de uitgave nodig voor je bedrijfsvoering? 

Voorbeelden van aftrekbare zakelijke kosten zijn: 

• Kantoorartikelen
• Kantoormeubilair
• Reiskosten
• Representatiekosten (koffie voor klanten) 

Maak een overzichtelijke administratie om te zorgen dat je geen kosten mist. 

Vragen over zakelijke koffiemachines? Naughty Beans helpt! 

Bij Naughty Beans vind je altijd professionele koffiemachines die staan voor kwaliteitskoffie en gebruiksgemak. Onze koffieautomaten zijn afgestemd op de behoeften van jouw bedrijf. Of je nu een groot kantoor hebt of een kleine werkruimte, wij hebben de perfecte oplossing voor jou. 

Heb je vragen over de juiste zakelijke koffiemachine? Neem gerust contact met ons op! Ons team van koffiedeskundigen geeft je graag een kopje advies op maat. Wij zorgen ervoor dat jij en je team elke dag genieten van de perfecte kop koffie.